Avant de lancer une automatisation, on veut savoir si elle vaut le coup. Le calcul ROI d’une automatisation commence par une question simple : combien de temps cette tâche coûte-t-elle aujourd’hui, et quelle part peut-on vraiment confier à un logiciel ? Nous vous expliquons la formule utilisée par le calculateur du Lab, ce qu’elle mesure bien, et surtout ce qu’elle ne mesure pas.
La formule du calculateur, élément par élément#
Le calculateur de temps gagné du Lab repose sur une formule volontairement simple :
heures gagnées par mois = (personnes × minutes par jour × jours ouvrés × part automatisable) ÷ 60
euros par mois = heures gagnées par mois × coût horaire
Le calculateur retient 22 jours ouvrés par mois, et multiplie le résultat mensuel par 12 pour l’estimation annuelle. Voici ce que recouvre chaque élément.
Le nombre de personnes#
Combien de personnes font cette tâche ? Si trois collègues recopient chacun les demandes qu’ils reçoivent, comptez trois personnes. Si une seule personne centralise la tâche, comptez-en une.
Les minutes par jour#
C’est le temps moyen passé sur la tâche, par personne et par jour ouvré. Pour une tâche hebdomadaire ou mensuelle, ramenez-la à la journée : une heure par semaine représente environ douze minutes par jour sur cinq jours.
C’est la donnée la plus fragile du calcul. Nous recommandons de chronométrer quelques occurrences plutôt que de vous fier au ressenti, comme nous l’expliquons dans la méthode pour lister et prioriser les tâches répétitives.
La part automatisable#
Rares sont les tâches automatisables à 100 %. Il reste presque toujours des cas particuliers, une vérification, une validation. La part automatisable représente ce qui disparaît réellement du travail humain une fois le flux en place.
Soyez prudent sur ce curseur : c’est lui qui fait varier le résultat le plus vite.
Le coût horaire#
Il sert à traduire les heures en euros. Utilisez un coût horaire chargé (salaire et charges rapportés aux heures travaillées), pas seulement le salaire net. Si vous ne le connaissez pas, votre expert-comptable ou votre service paie peut vous aider à l’estimer.
Un exemple pas à pas#
Prenons les valeurs affichées par défaut dans le calculateur. Il s’agit d’un exemple fictif, pas d’une mesure chez un client : deux personnes, trente minutes par jour, un coût horaire de 35 €, une part automatisable de 70 %.
- Temps total : 2 × 30 = 60 minutes par jour.
- Sur un mois : 60 × 22 = 1 320 minutes.
- Part automatisable : 1 320 × 0,7 = 924 minutes.
- En heures : 924 ÷ 60 = 15,4 heures par mois.
- En euros : 15,4 × 35 = 539 € par mois.
Sur douze mois, cela donne 184,8 heures et 6 468 €. Ce chiffre n’est pas un gain net : c’est la valeur du temps libéré, avant de déduire ce que coûte l’automatisation.
Les limites de ce calcul#
Ce calcul donne un ordre de grandeur, utile pour comparer des tâches entre elles. Il ne suffit pas à lui seul pour décider. Voici ce qu’il ne prend pas en compte.
Le coût de mise en place et de maintenance#
Une automatisation a un coût : le temps de conception, l’abonnement à l’outil, les ajustements quand une application change, la surveillance des erreurs. Pour obtenir un vrai calcul de retour sur investissement, il faut comparer le gain annuel estimé à ces coûts sur la même période.
Le temps libéré n’est pas toujours du temps récupéré#
Gagner un quart d’heure dispersé dans la journée ne se transforme pas forcément en travail utile. Le gain est réel quand le temps libéré est réaffecté à quelque chose de précis : plus de rendez-vous commerciaux, un meilleur suivi client, moins d’heures supplémentaires.
Les gains qui ne se mesurent pas en heures#
À l’inverse, certains bénéfices échappent au calcul : moins d’erreurs de saisie, des relances qui partent à l’heure, des clients qui reçoivent une réponse plus vite, une équipe moins frustrée par les tâches ingrates. Notez-les à côté du chiffre, même sans les quantifier.
La qualité des données d’entrée#
Une estimation fausse au départ donne un résultat faux à l’arrivée. Si vous avez un doute, faites deux calculs : un prudent et un optimiste. Si l’automatisation n’est intéressante que dans le scénario optimiste, elle n’est probablement pas prioritaire.
Modèle à remplir pour le calcul ROI de votre automatisation#
Recopiez ce tableau pour chaque tâche candidate :
| Élément | Valeur prudente | Valeur optimiste |
|---|---|---|
| Personnes concernées | ||
| Minutes par jour et par personne | ||
| Part automatisable | ||
| Coût horaire chargé | ||
| Heures gagnées par an (calculées) | ||
| Valeur du temps gagné par an (calculée) | ||
| Coût de mise en place | ||
| Coût annuel de l’outil et de la maintenance | ||
| Gains non chiffrés (erreurs évitées, délais…) |
La dernière ligne est importante : c’est souvent elle qui fait pencher la décision quand les chiffres sont proches.
Si le coût de l’outil pèse dans votre calcul, gardez en tête que les unités de facturation diffèrent selon les solutions. Nous les comparons dans notre article sur n8n, Make et Power Automate.
Conclusion#
Calculer le temps gagné par une automatisation prend quelques minutes et évite de se lancer à l’aveugle. Gardez la formule simple, soyez prudent sur la part automatisable, et comparez toujours le résultat aux coûts réels. Le calculateur du Lab vous donne un premier ordre de grandeur en quelques secondes.
Si vous voulez aller plus loin et chiffrer plusieurs tâches avant de choisir par laquelle commencer, nous pouvons vous accompagner : c’est la première étape de notre offre d’automatisation.
